Organiser un congrès est un processus long et complexe.
En tant que spécialiste de l’événementiel et de l’accueil de congrès sur Toulouse, nous avons dressé une liste de 10 repères pour organiser un congrès en toute sérénité.
Les 10 facteurs clés d’un congrès réussi
1. Choisir une destination de congrès inspirante
Dans le concept de tourisme d’affaires, il y a le mot tourisme ! Gardons en tête que 85% de nos décisions sont dictées par nos émotions. C’est dire si la destination et l’image qu’elle véhicule, vont considérablement impacter le choix d’assister ou non à un congrès.
Mettez en avant les attraits de la ville que vous avez retenue dès les premières communications.
Projetez les participants dans une destination qui les inspire, où ils pourront profiter de visites agréables en parallèle du congrès. Intégrez à votre réflexion le dynamisme économique de la ville qui apporte une perspective business à votre événement professionnel.
Les congrès organisés sur Toulouse bénéficient par exemple du cadre ensoleillé de la ville, de sa culture Sud-Ouest, de beautés architecturales tel que le Capitole et d’une gastronomie réputée. Terre d’innovation, Toulouse rayonne sur le plan international grâce à la puissance des industries aérospatiales et de recherche.
En choisissant une destination comme Toulouse, votre congrès bénéficie de cette image de marque chaleureuse et économiquement attrayante.
2. Anticiper les dates pour réserver le site de votre futur congrès
Le choix des dates est un art subtil qui peut mettre en péril le succès d’un congrès s’il n’est pas bien maîtrisé.
La première règle est l’anticipation. Les événements internationaux optionnent les sites plusieurs années à l’avance pour avoir la garantie d’obtenir les meilleures dates. Plus tôt vous vous y prendrez, mieux ce sera.
Vérifiez qu’aucun autre événement de grande envergure ne se déroule en même temps que votre congrès : championnat, concert, salons internationaux… Cela pourrait impacter les disponibilités hôtelières et les réservations de transport. Pensez aussi à regarder les calendriers religieux.
3. Valider les infrastructures, l’hébergement, les accès au centre de congrès
Le confort des participants est l’obsession des organisateurs. Il est indispensable de faire le tour des infrastructures qui vont vous accueillir, au moins avec une visite virtuelle.
Détaillez l’ensemble des offres d’hébergement dans un périmètre proche : tarifs, prestations, disponibilités. Renseignez-vous auprès de la compagnie de transports en commun locale sur ses différents forfaits et ses connexions avec les gares. Prévoyez les cars, navettes VIP ou taxis pour acheminer les personnalités que vous allez accueillir.
4 Communiquer en amont de votre événement professionnel
Dès que vos dates et lieux de congrès sont connus, lancez vos opérations de communication et tenez vos cibles informées régulièrement.
Pensez à établir des offres “early birds” pour favoriser l’engagement.
Optez pour une communication multicanale pour toucher vos différents publics : site dédié, réseaux sociaux, newsletter, campagnes d’e-mailing, sms de rappel…
Définissez une stratégie de nurturing afin de renforcer le lien avec vos futurs congressistes et les guider vers la conversion qui sera la réservation de votre congrès. Proposez des contenus informatifs et impliquants : interviews de personnalités, questionnaire sur les attentes, articles sur les tendances…
Une stratégie alliant SEA (publicité sur Internet) et SMA (publicité sur les réseaux sociaux) agira comme catalyseur de votre communication et viendra soutenir la notoriété, l’image du congrès et en accélérer les inscriptions.
5. Créer un programme de congrès riche et porteur de sens
Un bon congrès est celui qui s‘adresse aux nouveaux entrants d’un secteur, aussi clairement qu’aux participants les plus chevronnés.
En élaborant le programme de votre congrès, soignez la diversité des prises de parole et des angles abordés. Multipliez les formats : plénières, ateliers, tables rondes, speed meetings…
Invitez des personnalités inspirantes d’autres univers pour donner du sens et nourrir les réflexions avec des approches originales.
Vous pouvez amplifier la portée de votre congrès en lui donnant une thématique qui sera transverse à tout votre événement : séances de travail, temps d’échanges, soirée de gala, outils de communication. Inclusion, environnement, innovation sont des thèmes générateurs de sens régulièrement exploités ces dernières années.
6 Soigner l’accueil des participants à votre événement professionnel
Nous n’avons jamais 2 fois l’occasion de réussir notre première impression. C’est dire si la qualité de l’accueil est déterminante.
Qualité du personnel d’accueil, lisibilité des itinéraires vers le centre de congrès, fléchage des différents espaces, accessibilité aux personnes à mobilité réduite (PMR). Ayez l’obsession de la qualité, de l’efficacité et de la cohérence.
7 Développer des temps de convivialité de qualité entre les sessions de travail du congrès
Appréciés par tous les participants, les temps de pause et de repas doivent faire l’objet de tous les soins.
Soignez la qualité de ces temps qui sont des moments de réseautage particulièrement importants.
Prévoyez différentes gammes de service allant de la cuisine bistronomique voire gastronomique à une offre “sur le pouce” simple mais savoureuse.
Pensez également aux offres adaptées aux régimes et exigences alimentaires de chacun : sans gluten, végétarien, végan, allergènes… Better food for better world.
Soyez vigilants au nombre de points de restauration. La pause comme son nom l’indique doit être un moment de décontraction pour vos invités et non une surcharge de stress liée au temps d’attente.
8 Prévoir une communication de crise dans l’organisation de votre congrès (intempérie, grève, accident…)
“Le pire n’est jamais sûr mais il n’est jamais décevant”, cette citation de Paul Valéry éclaire parfaitement la nécessité de prévoir un plan de communication de crise dans l’organisation de tout événement.
Aussi parfaite soit-elle, l’organisation de votre congrès est naturellement sous la menace permanente des imprévus. Des situations inconnues mais que vous devez avoir préparé de façon à ne pas mettre en péril ni votre événement, ni les participants, ni vos équipes.
A vous d’identifier toutes les situations à risque : grève, aléa climatique, accident, annulation… et d’anticiper la réponse adéquate sous tous ses aspects : décisionnels, juridiques, financiers, en termes de communication…
Ce sujet est crucial et pourtant souvent complètement délaissé, découvrez notre article consacré à la communication de crise pour les congrès.
- Protocole d’urgence : Partagez avec vos équipes un document recensant les principales situations de crise auxquelles vous pouvez être confronté. Pour chacune indiquez le protocole à suivre, le message à diffuser, les tâches affectées à chacun, le décisionnaire final.
- Compétences critiques : Listez les compétences “critiques”, c’est-à-dire les personnes occupant une position unique (technique, stratégique, décisionnelle) et dont l’absence peut pénaliser le bon déroulement de votre congrès. Identifiez les ressources de secours à mobiliser en cas d’absence soudaine. Ex : votre PDG n’est pas joignable durablement, qui peut valider une décision stratégique ?
- Protection juridique : Prévoyez également des experts juridiques, indispensables pour baliser votre prise de parole et en valider le contenu.
- Assurance : Vérifiez la validité de votre contrat d’assurance et gardez le disponible à tout moment.
- Liste des numéros d’urgence : Synthétisez tous les contacts utiles dans une liste à diffuser à l’ensemble de l’organisation.
- Gestes d’urgence : Formez vos équipes aux gestes qui sauvent en organisant une session de formation spécifique. Avant l’ouverture, organisez une visite de repérage avec les personnels de santé et de sécurité et identifiez issues de secours et points de rassemblement.
9 Questionner la satisfaction des participants après votre congrès
Nourrissez votre débriefing interne du feedback de l’expérience client. Adresser un questionnaire de satisfaction à vos congressistes vous offre 3 avantages importants.
Vous prolongez le contact avec vos participants, vous les valorisez et vous recueillez un retour d’information précieux pour organiser la prochaine édition.
10 Dresser post-congrès le bilan des actions menées
Un bilan en 3 étapes : les réponses aux objectifs fixés, la satisfaction client, les mesures correctives à mettre en œuvre. (lien vers page petite fille 9)
Créez un premier socle d’outils de mesure objectif pour dresser une première cartographie de votre congrès.
- Chiffre d’affaires,
- Nombre de congressistes, (early birds, no show…)
- Nombre de stands exposants,
- Nombre de posts sur les réseaux sociaux, nombre d’interactions
- Fréquentation de la soirée de gala
- Pourcentage d’exploitation de matériaux recyclés
- Nombre de contentieux
- Problèmes liés aux délais de commande, d’approvisionnement ou de livraison
- Problème d’installation
- Difficultés de livraison
- Problèmes de circulation, accès, acheminement
- Problèmes d’hôtellerie, restauration
- Problèmes liés à l’accueil, à la propreté
- Problèmes de sécurité, à la sûreté (vol, accidents, incidents)
- Non-conformités à l’engagement RSE
- …
Ces données chiffrées sont à confronter avec le retour d’expérience sur le terrain, des équipes, prestataires et fournisseurs.
Ces informations quantitatives doivent être enrichies du retour de satisfaction des congressistes qui ont souvent un vécu sensiblement différent de celui des organisateurs.
Une fois l’ensemble de ces informations collectées, vous êtes en mesure de valider l’écart potentiel existant entre les objectifs de départ et l’expérience du congrès.
La dernière étape consiste à dresser la liste des mesures correctives à mettre en place pour augmenter ou maintenir le taux de satisfaction client enregistré.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur l’organisation de votre futur congrès à Toulouse, nos équipes composées de professionnels de l’événement sauront vous apporter une réponse sur mesure.
